Una mudanza de oficina puede llegar a convertirse en una pesadilla si no nos organizamos adecuadamente para que la mudanza sea lo más fluida posible.
Elegir la fecha de la mudanza
En función del tamaño y la cantidad de empleados en el negocio, se puede estimar cuánto tiempo llevará mudarse de oficina. Sin embargo, a la hora de elegir una fecha para mudarse, es recomendable hacerlo en los meses en los que la industria es menos activa. De hecho, durante la transición, las operaciones de la empresa deberán reducirse o incluso detenerse por completo.
Si tu oficina es pequeña y no requiere mucho tiempo, puedes realizar la mudanza por la noche, incluso los fines de semana para no perder horas de trabajo. Muchas empresas deciden efectuar la mudanza durante los meses de verano, aunque hay que tener en cuenta que algunos trabajadores pueden estar de vacaciones.
Organización y comunicación entre los departamentos y los empleados
Es importante que cada empleado sepa cuál es su función y qué se supone que debe hacer en todo momento. Es una buena idea programar una mudanza por departamento, ya que especifica cuándo deben empaquetar los objetos del departamento, limpiar y más.
Comparación de empresas de mudanzas
Las mudanzas de oficinas son una tarea difícil y compleja, por lo que puedes necesitar de profesionales. Las empresas de mudanzas tienen experiencia con este tipo de mudanzas, por lo que pueden ayudar.
Conocer el nuevo local
Es importante visitar las nuevas instalaciones antes de irse. De esta manera, se puede comenzar a planificar el diseño de la nueva oficina, qué elementos de la antigua oficina son útiles y cuáles no, determinar el uso del nuevo espacio y más. Además, una vez que programes la distribución de los muebles, incluso deshacerte de cosas que no necesitas.
Hacer limpieza y tirar lo necesario
En una oficina hay muchos documentos, papeles, etc., que no se utilizan a menudo y se acumulan. Piensa en la mudanza como la oportunidad perfecta para deshacerte de elementos no deseados o digitalizar tus documentos.
Hacer un inventario de tus objetos
Antes de comenzar a empaquetar, hay que hacer una lista de los elementos esenciales que necesitará en la nueva oficina. De esta manera, cuando se comience a desempacar todas las cajas, es útil asegurarse de que no se pierda nada en el camino.
Los equipos informáticos
Este es un paso necesario para que el negocio vuelva a la normalidad después de realizar la mudanza. Para hacer esto, lo más aconsejable es migrar el equipo de TI, ya que a menudo requiere un proceso de instalación y configuración más largo. De esa manera, cuando todo esté listo en el sitio que corresponde, los ordenadores estarán listos para comenzar a funcionar lo antes posible.
Como consejo adicional: toma fotografías de los cables antes de desconectar su equipo de TI para asegurarse de saber cómo colocarlos en la nueva oficina.
Preparar las cajas
Uno de los consejos más importantes a la hora de organizar una mudanza es empaquetar las cajas por departamentos. Además, se debe utilizar un sistema de empaquetamiento inteligente. Por ejemplo, cada departamento llevará una inicial (M = Marketing, C = Contabilidad, etc.) Las mudanzas de oficinas implican mover muchos objetos delicados y valiosos, como ordenadores, mesas de conferencias, documentos comerciales, productos electrónicos, etc.
Avisar a los clientes y los proveedores
Notificar a todo los clientes y proveedores antes de la reubicación de la oficina. Esto se puede hacer fácilmente enviando un correo electrónico oficial anunciado la reubicación de la oficina.
Cambiar los datos de contacto
Es muy importante también no olvidar editar los datos de contacto en cualquier sitio que aparezcan, y actualizar la dirección en lugares como redes sociales (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, etc.) Google My Business, tarjetas de presentación, sitio web, firmas de correo electrónico y cualquier otro sitio web público donde aparezca la dirección.
Por último, intenta no estresarte, tus nervios pueden jugar una mala pasada y tomar malas decisiones. En el momento de reubicar oficinas, la organización es fundamental para que la reubicación se realice lo más rápido posible sin afectar demasiado. Muchas empresas han decidido utilizar servicios de mudanzas porque es necesario mover muchos elementos sensibles y valiosos, como ordenadores, documentos, discos duros, etc. Por lo tanto, contar con expertos en el sitio puede ahorrarle mucho estrés e inconvenientes durante y después.
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