Cómo organizar una mudanza de oficina

Es bien sabido que realizar una mudanza es una de las cosas que menos desea hacer una persona, embalar los muebles, llenar cajas, perdidas en el traslado…Un auténtico dolor de cabeza. Pues si ya resulta complicado organizarlo en casa, imagínate lo que sería organizar una mudanza de oficina, ya que, presenta un problema adicional, no se puede detener la actividad de la empresa y esta debe seguir prestando sus servicios. En este artículo de contaremos como organizar una buena mudanza de oficina, bien planificada y con los menores contratiempos posibles.

El segundo paso y no menos importante es otorgar un papel de la mudanza a cada empleado con lo que tengan que hacer en cada momento de esta. Un método muy recomendable es la realización de un calendario de mudanza por departamento, en el cual se especificará que días tendrán que coger sus pertenencias y limpiar sus mesas de trabajo, empaquetar los objetos, etc. Este calendario debe ser adaptado siempre al tamaño de la empresa y a la urgencia de la mudanza.

La forma mas eficiente de realizar una mudanza de oficina es contratar una empresa especializada en ello, ahorrando así una gran cantidad de trabajo de tiempo. Antes de decantarte por una y firmar sin pensar te explicaremos como comparar este tipo de empresas y así puedas elegir la mejor.

• Lo primero es buscar empresas de mudanzas en tu ciudad, siempre encontraras un top de empresas de cada sector en Google que te será de una gran ayuda.
• Mira las valoraciones de cada una de ellas y compáralas, fíjate bien en que sean reseñas reales y que la empresa forme parte de alguna asociación de mudanzas.
• Pide presupuestos y haz un balance. Tendrás que saber cómo comparar estos para así elegir la opción más económica y que mejor se adapte a tus necesidades.
• Contrata a la empresa elegida y deja que ellos se encarguen de la parte más tediosa.

Una de las acciones mas importantes a la hora de realizar la mudanza de oficina es visitar antes el local en el que se realizara esta. Esto sirve para poder empezar lo antes posible con la planificación de la distribución de la nueva oficina y saber que objetos de la antigua podrán volver a usarse en la nueva y designar los usos que tendrá cada zona. También, al saber los objetos y muebles que no se necesitaran reutilizar en la nueva oficina permitirá deshacerse de estos y así reducir ampliamente el volumen de la mudanza reduciendo notablemente el precio de esta.

Lo más común en una oficina es que con el paso del tiempo se vayan acumulando una gran cantidad de documentos, papeles innecesarios, materiales y un largo etc. que ya no son de utilidad. El momento de la mudanza es clave para por fin deshacerte de todos estos objetos inútiles e incluso optar por la digitalización de los documentos para así no tener que transportar tal cantidad y por ende reducir notablemente el precio del transporte de la mudanza.

Es muy importante que antes de empezar con el empaquetamiento se haga una lista con los objetos imprescindibles que deberás trasladar a la nueva oficina. Esto hará que cuando te pongas a desempaquetar todo en la nueva oficina te puedas asegurar de que no se ha extraviado nada en el proceso de la mudanza. Lo mas común es realizarlo con plantillas de Excel.

Otro consejo importante es que si la empresa es una de las grandes se realice este inventario por cada departamento para que este no se convierta en un caos.

Una buena manera de agilizar el proceso de mudanza de tu empresa seria trasladar primero todos los equipos informáticos dado que estos luego requerirán de un mayor tiempo de instalación y puesta en marcha que otros objetos necesarios de la empresa. También aconsejamos siempre contar con fotos del cableado y los enchufes de estos equipos para que luego no haya problemas en la instalación y se ralentice este proceso.

También es muy importante empaquetar los objetos mas delicados y valiosos de forma que no se vayan a romper o perder en el transporte, para esto lo mejor es que consultes con profesionales cual sería la mejor forma de empaquetado.

Esta es una de las partes mas importantes de la mudanza de una oficina, es primordial hacer un empaquetado de cajas separadas por cada departamento y utilizando un sistema de empaquetado inteligente. Un ejemplo de este tipo de empaquetamiento sería por ejemplo que cada departamento tenga una letra y se vayan numerando las cajas con la correspondiente letra y un numero en función de la caja que sea.

Es importante realizar siempre con varias semanas de antelación la notificación del cambio de dirección de la oficina a los proveedores y contactos. La forma más fácil de hacer esto sería con un email informando a cada uno de estos, aunque también se puede hacer vía telefónica si queremos estar mas seguros de que se han enterado.

Lo ultimo que se debe hacer al completar la mudanza es cambiar los datos de contacto de todos los lugares donde estuvieran presentes, tanto de redes sociales como de la propia pagina web o sitios públicos como Google.

Después de ver todos estos consejos y pasos a seguir para realizar una mudanza de oficina se puede apreciar que es un proceso difícil y que normalmente requerirá de mucho tiempo de preparación, por esto siempre intentamos recomendar el uso de profesionales del sector para facilitar mucho este proceso y así poder ahorrarnos un valioso tiempo y muchos quebraderos de cabeza. En nuestra empresa realizamos mudanzas en Asturias también de oficinas, así que no lo dudes y contacta ahora con nosotros.